Byt från Google eller Outlook till Proton: så flyttar småföretaget mejl, kalender och filer

Anledningarna att lämna Google eller Microsoft brukar vara tre: du vill inte att företagets mejl ligger under amerikansk lagstiftning (CLOUD Act-guiden förklarar varför det spelar roll även när servern står i Europa), du vill inte betala för att bli av med reklam och AI-funktioner du inte bett om, eller så har en kund eller upphandling börjat ställa krav på var datan bor. Proton lagrar allt i Schweiz, krypterat så att inte ens Proton kan läsa din mejl, och är ISO 27001-certifierat och SOC 2-granskat.

Öppenhet innan vi börjar: länkarna till Proton i guiden är annonslänkar via /ut/, vi kan få provision om du blir kund. Proton har betyg 5 och badge “Bäst integritet” i vår katalog sedan innan samarbetet fanns, och den här guiden skriver lika mycket om det som är dåligt som det som är bra.

Läget 2026: mejlen är löst, filerna är inte

Fram till nyligen var ett byte till Proton framför allt en fråga om tålamod: IMAP-import, manuell domänkonfiguration och en period av osäkerhet om allt verkligen följde med. I juni 2026 ändrade sig det när Proton lanserade Easy Switch for Business: en guidad migrering i sex steg som flyttar mail, kalender och kontakter från Google Workspace, samtidigt som ni kör parallellt utan nedtid. IT Security Guru sammanfattade det som att Proton tog bort det sista hindret för att lämna Google Workspace.

Men läs det där en gång till: mail, kalender och kontakter. Proton skriver själva att migrering av Drive “inte är tillgänglig än, men planerad”, och en motsvarande väg från Microsoft 365 ska komma under 2026. Kommer du från Outlook/Microsoft idag får du alltså räkna med mer manuellt arbete, och oavsett var du kommer ifrån är filflytten guidens största handpåläggning.

Innan du börjar: inventera en timme

En timmes inventering sparar en helgs irritation. Gå igenom:

• Mappstrukturen i mejlen. Proton stödjer max tre mappnivåer, djupare strukturer plattas ut vid import. Över 2 000 mappar eller mappnamn längre än 100 tecken kräver städning först.
• Delade kalendrar och bokningssystem. Det här är den vanligaste riktiga dealbreakern. Om ni lever på delade kalendrar mot kunder, Calendly, Teams eller ett CRM som synkar kalendern: läs avsnittet om kalendern innan du bestämmer dig.
• Konton som loggar in med Google eller Microsoft. “Logga in med Google” försvinner när kontot gör det. Lista vilka tjänster som använder det, det finns ett sätt att behålla funktionen i slutet av guiden.
• Tjänster som skickar mail åt er. Webbshop, CRM, nyhetsbrevsverktyg, skrivaren i kopieringsrummet. De ska konfigureras om mot Protons SMTP-submission.
• DNS. Sänk TTL till 300 sekunder på domänens poster några dagar före bytet, så går omskrivningen snabbare när det är dags.

Välj plan

Proton tar betalt per användare, med 14 dagars gratis prov utan kort. Ungefärliga priser vid årsbetalning, juli 2026:

Som jämförelse ligger Google Workspace Starter på cirka 7 USD och Microsoft 365 Business Basic på cirka 6 USD per användare. Proton är alltså inte billigare om du bara räknar mejlen, men i Standard-planen ingår VPN och lösenordshanterare som Google och Microsoft säljer separat eller inte alls. Starta 14 dagars gratis prov av Proton Workspace om du vill testa flödet innan du bestämmer dig. Om bara mejlen räcker finns Proton Mail for Business separat.

Steg 1: Domänen, i rätt ordning

Egen domän kräver betald plan och görs i Protons adminpanel. Ordningen är viktig, Proton varnar själva för att göra den baklänges:

1. Skapa organisationen och verifiera domänen med en TXT-post (protonmail-verification=...).
2. Skapa alla användare och adresser innan du rör MX. Varje anställd behöver sin adress, plus eventuella rolladresser som support@ och info@. Missar du det här och pekar om MX först kan mail gå förlorade i glipan.
3. Peka om MX-posterna till Proton.
4. Lägg in SPF (include:_spf.protonmail.ch), de tre DKIM-CNAME-posterna och DMARC. Utan dem riskerar utgående mail att hamna i mottagarnas skräppost.
5. Överväg catch-all under övergången, så fångar du mail till adresser du glömt skapa.

DNS kan ta upp till 48 timmar att spridas, därav parallell driften nedan. Småföretagare som gjort resan vittnar om att själva domänguiden tar under en halvtimme, det är väntetiderna som tar tiden.

Steg 2: Flytta mejlen med Easy Switch

Från Google Workspace kör administratören Easy Switch for Business: en guidad migrering som flyttar mail, kalender och kontakter per användare och håller igång parallell leverans medan den jobbar. Från Microsoft 365 eller en IMAP-tjänst använder du Easy Switch på kontonivå tills Microsoft-vägen landar.

Tre fällor att känna till:

• Stora brevlådor tar tid. Importen körs i bakgrunden och kan ta dagar för gamla, stora konton. Starta den på en fredag och låt den jobba över helgen.
• 80-procentsfällan. Vid Gmail-import hämtar Easy Switch som standard de senaste mailen upp till cirka 80 procent av tillgänglig lagring. Resten måste du hämta med “fler importalternativ” efteråt. Det är den vanligaste orsaken till “allt kom inte med”.
• IMAP-källor kräver förberedelse. Yahoo och vissa andra kräver app-lösenord, och IMAP måste vara aktiverat hos källan. Outlook via OAuth kan kräva admingodkännande för organisationskonton.

När importen är klar: ställ in vidarebefordring från gamla adressen, eller behåll Protons Gmail-koppling som både hämtar nya mail och låter dig svara från Gmail-adressen inne i Proton.

Steg 3: Kalendern, med öppna ögon

Kalendern importeras som .ics, via Easy Switch eller manuell export från Google eller Outlook. Det fungerar, men kalendern är Protons svagaste kort och du ska känna till begränsningarna före bytet, inte efter:

• Ingen CalDAV. Externa kalenderklienter och system kan inte synka mot Proton Calendar. Bokningssystem som Calendly kan inte läsa din tillgänglighet.
• Befintliga mötesinbjudningar blir inte levande. Återkommande möten som kunder eller partners bjudit in till följer inte med som inbjudningar, de blir statiska händelser. Räkna med att be om nya inbjudningar för återkommande möten som drivs av någon annan.
• Delade kalendrar byggs om manuellt inne i Proton, och externa kalenderprenumerationer är skrivskyddade.
• Android-appen kan som nödlösning prenumerera på din gamla Google-kalender med fyra timmars synkintervall, vilket räcker under övergångsperioden.

Är kalendern kritisk för affären, t.ex. en konsultbyrå som bokas via länk, är det här avsnittet som avgör om bytet är rimligt alls.

Steg 4: Kontakterna

Exportera kontakterna som vCard eller CSV från Google eller Outlook och importera i Proton. Kontrollera egna fält och anteckningar på ett par kontakter efteråt, fältmappningen mellan system är inte alltid ett-till-ett. Det här är guidens minsta steg.

Steg 5: Filerna till Drive, för hand

Det finns ingen automatisk migrering av Google Drive eller OneDrive. Det som finns är Google Takeout, Proton Drives desktop-app för Windows och macOS, och din egen strukturering:

1. Exportera med Google Takeout, eller ladda bara ner delade enheter och dokumentmappar direkt.
2. Konvertera Google-formaten. .gdoc, .gsheet och .gslides är inte filer, de är pekare, och måste exporteras som .docx, .xlsx respektive .pptx. Proton Docs kan idag bara öppna .docx, så räkna med att köra kalkylblad och presentationer som färdiga Office-filer tills vidare.
3. Ladda upp via desktop-appen i Proton Drive med dra och släpp. Varje användare har 1 TB i Workspace Standard, och versionshistorik upp till tio år tillbaka, vilket samtidigt är ditt ransomware-skydd.
4. Bygg om delningen. Alla gamla delningslänkar dör. Gå igenom vilka mappar som delas med vem, och återskapa dem med Protons lösenords- och utgångsdatumskyddade länkar. Det är tråkigt, men det är också ett tillfälle att städa bort delningar som ändå var för vida.

Använder ni Photos: Google Takeout lägger bildernas metadata i separata JSON-filer, och datum kan hamna fel vid import. Elis Hirwing beskriver problemet i sin migrationsblogg, med script-fix för den som drabbas.

Steg 6: Allt runt omkring

• Tjänster som skickar mail (webbshop, CRM, skrivare) kopplas om med Protons SMTP-submission: tokenbaserad inloggning mot smtp.protonmail.ch, port 587. Kräver betald plan med egen domän. Mail som skickas den vägen är inte end-to-end-krypterade.
• “Logga in med Google” kan du behålla utan att betala Google: skapa ett gratis Cloud Identity-konto kvar hos Google efter uppsägningen. Det är Elis Hirwings smartaste knep, det behåller även Play Store och andra Google-beroenden.
• Skrivbordsklienter. Proton Mail Bridge låter dig läsa Proton i Outlook, Apple Mail eller Thunderbird om någon i teamet vägrar webbgränssnittet.

Steg 7: Lösenorden till Pass

Proton Pass följer med i Workspace-planerna och är värt att rulla ut samtidigt: centrala valv för delade företagskonton, tvingande tvåfaktorpolicy, Dark Web Monitoring som varnar admin vid läckor, och snabb on-/offboarding när personal kommer och går. Importera befintliga lösenord via export från webbläsaren eller den gamla lösenordshanteraren.

Steg 8: Avveckla, i rätt ordning

Kör parallellt i två till fyra veckor. Kontrollera att importen är komplett, att kalendern används på riktigt och att inga externa tjänster fortfarande postar via det gamla kontot. Sist av allt säger du upp det gamla abonnemanget.

Här finns en obehaglig överraskning att undvika: Elis Hirwing vittnar om att Google låste kontot direkt vid uppsägning, trots förskottsbetalning. Se därför till att allt är exporterat och verifierat innan du trycker på knappen, inte efter.

En sak till, och den är viktig för administratören: Protons kryptering innebär att admin inte kan återställa eller läsa en anställds brevlåda. Sätt återställningsfras och backupadress för varje användare dag ett. Vid en offboarding utan det kan innehållet vara oåtkomligt för gott.

Där Proton fortfarande haltar

En ärlig guide slutar inte med fanfar. Det här är kompromisserna:

• Integrationerna. End-to-end-kryptering och tredjepartsintegrationer är i praktiken oförenliga. En IT-säkerhetskonsult som körde Proton i ett och ett halvt år lämnade med motiveringen att kalendern aldrig kommer att synka med Teams, CRM och resten av stacken. Är din vardag byggd av sådana synkar: stanna.
• Söket. Servern kan bara söka på ämnesrader och metadata, det är priset för att den inte kan läsa innehållet. Fulltextsök bygger ett lokalt krypterat index per enhet och webbläsare, vilket tar tid och kräver lagringsutrymme i stora brevlådor.
• Kalendern, som ovan.
• Ingen teamchatt. Slack eller motsvarande får du ordna separat.
• Mobilt och offline. Apparna är bra men offline-stödet är svagare än Gmail och Outlook, och dokumentredigering i mobilen ligger efter Googles motsvarigheter.
• Schweiz står utanför EU. Landet har adekvansbeslut från EU-kommissionen och stark integritetslagstiftning, men det är inte EU-suveränitet i strikt mening. Vår suveränitetsrapport sorterar begreppen.

Passar bytet er?

Ja, sannolikt: konsult-, advokat-, redovisnings- och vårdbolag som hanterar känslig kunddata, små team där mejl är navet och filerna mest är dokument, samt alla som redan bestämt sig av princip- eller kravskäl.

Vänta eller titta noga först: bolag med tung kalenderautomatisering mot kunder, organisationer som lever i Teams, och team där flera personer redigerar samma kalkylblad i realtid varje dag.

Checklista

1. Inventera mappar, delade kalendrar, inloggningar och SMTP-avsändare.
2. Sänk DNS-TTL till 300 några dagar innan.
3. Skapa organisation, verifiera domän, skapa alla adresser innan MX pekas om.
4. Kör Easy Switch för mail, kalender och kontakter, helst över en helg.
5. Konvertera Google-dokument och flytta filerna manuellt till Drive, bygg om delningen.
6. Koppla om SMTP-avsändare och skapa Cloud Identity för “Logga in med Google”.
7. Sätt återställningsfras och backupadress för varje användare.
8. Parallell drift två till fyra veckor, verifiera, säg upp det gamla sist.