Kalkylark eller CRM: så väljer det lilla företaget kundregister utan att drunkna

Ett kundregister är i grunden en lista: vem, vad, när hördes vi senast, vad är nästa steg. Problemet är att nästan alla verktyg som säljer listan också säljer prognosmotorer, leadscoring och “revenue intelligence”. Ett företag med tre anställda kommer aldrig att använda det. Den här guiden handlar om att köpa listan, inte maskineriet runt den.

Kalkylarket räcker längre än branschen vill erkänna

Har du ensam kundansvar och färre än ett trettiotal aktiva kunder behöver du sannolikt inget CRM alls. Ett välskött kalkylark med kolumner för senaste kontakt och nästa steg slår ett halvskött system varje gång. Det kostar dessutom ingenting.

I TechSoup-forumet beskriver praktiker bytet som en fråga om smärta snarare än kontaktantal. Det gör ont när datat behöver mer än ett tiotal kolumner. Det gör ont när flera personer ska dela arbetet. Det gör ont när rapporter blir omöjliga att få fram, eller när en felaktig sortering kan förstöra sambanden i datat. Det finns ingen exakt brytpunkt i antal kunder. Samma diskussion landar i att rätt tidpunkt är olika för alla. Den tydligaste signalen är i stället den dag då en andra person börjar dela kundansvaret. Fram till dess gör pengarna större nytta någon annanstans.

Fem kandidater, brister och allt

folk är det trevligaste att använda. Verktyget är franskt och snabbt. Chrome-tillägget folkX plockar namn, titel, företag och publika kontaktuppgifter från en LinkedIn-profil med ett klick. Standard kostar 24 USD (ca 230 kr) per användare och månad vid årsbetalning.

Läs det finstilta. Affärshantering, e-postsekvenser och dashboards kräver Premium för dubbla priset. Rapporteringen är basal även då. Säljprognoser saknas helt. Öppningar och klick spåras bara när du skickar via folks egen avsändare, inte från ditt vanliga Gmail-konto.

Största invändningen är ändå var datan bor. folk skriver själva att plattformen körs på AWS i Nord-Virginia. Ett EU-bolag som lägger din kunddata i USA, utan EU-alternativ i säkerhetsdokumentationen, är en märklig kombination. Kan du acceptera det för just ditt register – och många säljteam kan det – får du marknadens smidigaste LinkedIn-arbetsflöde. Testperioden är 14 dagar med full Premium-åtkomst utan kreditkort: prova folk (annonslänk, aivalet får provision).

Pipedrive grundades i Estland och hostar EU-kunder i Frankfurt och Dublin. De har ISO 27001 och SOC 2 på plats. Lite-planen på 14 EUR (ca 155 kr) är billig men urholkad. Automationer, sekvenser och full e-postsynk kräver Growth för 39 EUR (ca 430 kr).

Två saker till. Huvudkontoret ligger numera i New York. Majoritetsägaren är amerikanska Vista Equity Partners. Bolaget är alltså EU-hostat snarare än EU-ägt. Pipedrives egen kunskapsbas varnar också för att konton kan hamna i andra datacenter på grund av IP-mappning. Be supporten bekräfta var ditt konto faktiskt ligger.

HubSpot har den generösaste ingången. Det är gratis för två användare och 1 000 marknadsföringskontakter, utan tidsgräns. EU-datacenter i Frankfurt finns, men du måste välja det när kontot skapas.

Gratisnivån är dock en rekryteringskanal in i en brant prisstege. Starter-kampanjpriset på 7 USD gäller bara nya kunder. Det ordinarie priset är 20 USD. Marketing Hub Professional kostar 800–890 USD i månaden plus 3 000 USD i obligatorisk onboarding. Det är drygt 40 gånger Starters ordinarie pris.

Använd gratisnivån som testbänk. Men bestäm i förväg var din smärtgräns går, och hur du exporterar datat.

Lime CRM är det etablerade svenska valet. Driften sker hos AWS i datacenter i Sverige. De har ISO 27001-certifiering och oföränderliga backuper som skydd mot utpressningsvirus. Det kostar därefter.

Start-planen ligger på 55 EUR (ca 605 kr) per användare, med snåla tak. Marknadsföringsmodulen börjar på 290 EUR i månaden extra. Avtalet binder dig i tolv månader.

Användarkritiken på Capterra pekar på svag mobilupplevelse, en desktopklient som inte fungerar för Mac, och ett konsultberoende som driver upp den totala kostnaden när något ska byggas om. Lime passar teamet som vet att det ska växa in i systemet. Det passar inte den som vill prova sig fram.

Upsales är också svenskt. Det är noterat på Nasdaq First North i Stockholm. Bolaget är tydligast av alla i frågan om suveränitet. Under 2026 lanseras en AI-arbetsyta med EU-hostade modeller. Den är uttryckligen riktad mot CLOUD Act-exponering.

Samtidigt publicerar bolaget ingen prislista alls. Prissidan ger 404. Allt går via säljkontakt. Tredjepartsdata pekar på runt 600–800 kr per användare och månad plus en förhandlad plattformsavgift. Uppsägning kräver tre månaders varsel. Villkoren ger rätt till årliga indexhöjningar. Biträdesavtalet medger dessutom underbiträden med kopplingar utanför EU/EES. Så helt stängd är dörren inte ens här.

Så landar du beslutet

Gör smärttestet först. Gör det fortfarande inte ont behåller du arket. Vill du prova arbetssättet innan du betalar är HubSpots gratisnivå rätt ingång.

• folk passar teamet som lever på LinkedIn och kan acceptera USA-lagringen.
• Pipedrive Growth är mellanvägen med EU-drift och förutsägbart pris.
• Lime eller Upsales blir valet när svensk drift och svenskt avtal är krav, inte bara önskemål.

Alla fem har egna omdömen i katalogen. Där redovisas datalagring och CLOUD Act-status per verktyg.