Kom igång med HP LaserJet Pro MFP 3101fdw för småföretag

Den här guiden utgår från en HP LaserJet Pro MFP 3101fdw i ett litet kontor med ett befintligt WiFi-nätverk. Den bygger på HP:s egen användarhandbok och dokumentationen för HP Smart (se källorna längst upp). Vi har inte installerat skrivaren själva, utan gått igenom HP:s material och samlat de steg som faktiskt kräver beslut, i den ordning ett litet kontor möter dem.

Självaste uppackningen hoppar vi över: toner och pappersmagasin täcks av snabbstartguiden i kartongen. Guiden börjar när skrivaren är påslagen.

Få skrivaren på nätverket

Enklaste vägen enligt HP:s dokumentation är HP Smart-appen:

1. Ladda ner HP Smart till telefonen eller datorn.
2. Skapa ett HP-konto eller logga in.
3. Välj Lägg till skrivare och följ guiden. Appen hittar skrivaren automatiskt.
4. Välj kontorets WiFi-nätverk och ange lösenordet.

Föredrar du kabel går det minst lika bra: anslut skrivaren med en nätverkskabel, så tilldelar routern den en IP-adress automatiskt. Datorerna hittar den sedan via HP Smart.

Lägg till skrivaren på varje dator

Windows: Öppna Inställningar → Bluetooth och enheter → Skrivare och skannrar, klicka Lägg till enhet och välj HP LaserJet Pro MFP 3101fdw i listan.

macOS: Gå till Systeminställningar → Skrivare och skannrar, klicka på plusknappen och välj skrivaren. macOS hämtar drivrutinen automatiskt.

Två inställningar värda att ändra direkt

Dubbelsidig utskrift som standard. Öppna skrivaregenskaperna på en dator, gå till Inställningar/Alternativ och bocka för Dubbelsidig utskrift. Spara som standard. Då skrivs alla dokument ut på båda sidorna om inte annat anges.

Skanning dit dokumenten faktiskt hör hemma. Via skrivarens pekskärm kan du skanna direkt till:

• E-post: ange SMTP-inställningarna för företagets e-postserver.
• Nätverksmapp: ange en delad mapp på företagets server eller NAS.
• Moln: HP Smart stöder delning till OneDrive, Google Drive, Dropbox med flera.

GDPR-tips: Se till att skannade dokument inte sparas på HP:s servrar om de innehåller personuppgifter. Använd lokalt nätverksmål eller krypterad mejl.

Vanliga frågor

Hur ofta behöver jag byta toner? Det styrs helt av er utskriftsvolym. Enligt HP räcker standardtonern till cirka 1 500 sidor och högkapacitetstonern till cirka 3 000 sidor. Räkna på hur många sidor ni skriver ut i veckan, så ser du vad det betyder i bytestakt. Volymen varierar dessutom med vad som skrivs ut: tät text och bilder drar mer toner än gles text.

Kan flera användare skriva ut samtidigt? Det är precis det en nätverksskrivare är byggd för. Utskriftsköerna hanteras internt i skrivaren, så så länge den är ansluten till nätverket kan flera datorer skicka jobb samtidigt utan att krocka. De läggs bara i kö efter varandra.

Behöver vi en server för att dela skrivaren? Nej, det behövs inte. Nätverksanslutningen gör skrivaren tillgänglig för alla enheter på samma nätverk direkt, utan någon separat utskriftsserver eller ständigt påslagen dator som delar den.

Om WiFi inte räcker till

Skrivaren är bara så pålitlig som nätverket den står på. Behöver kontoret bättre täckning eller ny router har vi gått igenom nätverksutrustningen för småföretag.